Ban tổ chức: tạo và vận hành sự kiện

Hướng dẫn này dành cho bạn khi bạn đứng ra tổ chức một sự kiện: hội chợ, chợ phiên, popup hay sự kiện ẩm thực. Bạn tạo sự kiện, quyết định ai được mở gian hàng, và làm chủ trang mà khách sẽ thấy.

Nếu doanh nghiệp của bạn là bên tham gia bằng một gian hàng, thì tài liệu bạn cần là Sự kiện và bán hàng tại gian hàng. Hai vai trò tách nhau có chủ ý: ban tổ chức sở hữu sự kiện và tên gian hàng, người bán sở hữu thực đơn và giá của chính họ.

Cần có trước

• Tài khoản của bạn phải có quyền ban tổ chức. Quyền này do Finta.no cấp, gửi tới dưới dạng một liên kết mời mà bạn mở khi đang đăng nhập.
• Nếu chưa có quyền, các trang ban tổ chức sẽ báo thiếu quyền chứ không hiện màn hình trắng.

Bạn sẽ học được

• Tạo sự kiện và chuẩn bị để gửi duyệt
• Khác biệt giữa hai mã QR, và vì sao chỉ một cái được dán lên áp phích
• Ba cách dựng danh sách gian hàng
• Đặt gian hàng lên bản đồ hoặc sơ đồ mặt bằng
• Gỡ một gian hàng, và sau đó nó ra sao
• Đọc số lượt xem và hóa đơn

Toàn bộ quy trình của ban tổ chức

1. Tạo sự kiện ở dạng bản nháp.
2. Tải ảnh bìa, viết mô tả, điền thông tin liên hệ.
3. Dựng danh sách gian hàng: tự thêm, mời qua email, hoặc chia sẻ mã QR tự đăng ký.
4. Gửi sự kiện đi duyệt.
5. Sau khi xuất bản: đặt gian hàng lên bản đồ và chia sẻ liên kết công khai.
6. Trong và sau sự kiện: theo dõi lượt xem và hóa đơn.

Tạo sự kiện

Chọn loại — hội chợ, sự kiện ẩm thực, chợ phiên, popup hoặc expo — rồi điền tên, ngày và địa điểm.

Sự kiện ở dạng bản nháp cho tới khi bạn gửi đi. Bạn chỉ sửa được thông tin khi sự kiện đang là bản nháp hoặc đã bị từ chối; xuất bản rồi thì bị khóa. Nên hãy đọc kỹ ngày và địa điểm trước khi gửi.

Bản nháp không dùng nữa thì xóa được. Sự kiện đã xuất bản thì không.

Chuẩn bị sự kiện

Trang sự kiện hiện một danh sách kiểm những gì còn thiếu. Hai mục chặn việc gửi duyệt:

Hai mục sau là khuyến nghị, không phải rào chắn. Bắt buộc có gian hàng sẽ thành thế kẹt: bạn mở đăng ký chính là để có chúng.

Gửi đi duyệt

Khi đã có ảnh bìa, bạn gửi sự kiện cho Finta.no xem xét. Các trạng thái:

Dựng danh sách gian hàng

Có ba cách, mỗi cách giải quyết một tình huống khác nhau.

Tự thêm gian hàng. Dành cho người bán chưa có mặt trên Finta.no. Bạn tạo gian hàng kèm tên, và nó hiện trên trang sự kiện ngay. Người bán có thể nhận lại gian hàng đó sau.

Mời qua email. Bạn gửi lời mời kèm tên gian hàng và một lời nhắn. Người bán mở liên kết, đăng nhập, chọn doanh nghiệp sẽ tham gia. Gian hàng thành của họ.

Chia sẻ mã QR tự đăng ký. Người bán quét, đăng nhập và xin một gian hàng. Yêu cầu về tay bạn, và gian hàng chưa công khai cho tới khi bạn duyệt.

Hai mã QR không giống nhau

Đây là điều quan trọng nhất trong trang này.

Mỗi sự kiện có hai mã QR, và mục đích của chúng ngược nhau:

• Mã QR công khai đưa khách tới trang sự kiện. Nó sinh ra để in áp phích, in chương trình, đăng mạng xã hội. Cứ chia sẻ thoải mái.
• Mã QR tự đăng ký cho phép ai quét cũng xin được một gian hàng. Nó mang theo một mã bí mật. Dán nó lên áp phích ở cổng thì bất kỳ ai đi ngang cũng đăng ký được một gian hàng tại sự kiện của bạn.

Chỉ đưa mã tự đăng ký cho những người bán bạn thật sự muốn mời — qua email, trong thư mời riêng, hoặc đưa xem tại quầy tiếp đón.

Mã chỉ hiện đúng một lần. Finta.no không lưu nó ở dạng đọc được, nên rời khỏi trang mà chưa sao chép hay in ra là mất. Cách duy nhất là tạo mã mới — và làm vậy sẽ vô hiệu mọi mã đã phát trước đó.

Đặt gian hàng lên bản đồ

Sự kiện có ba chế độ bản đồ:

• Bản đồ địa lý — mỗi gian hàng có tọa độ thật. Hợp với chợ phiên trải dài trên quảng trường hay một con phố.
• Sơ đồ mặt bằng — bạn tải lên bản vẽ và đặt một điểm cho mỗi gian hàng. Hợp với trong nhà, trong hội trường triển lãm.
• Không dùng bản đồ — ẩn hẳn bản đồ. Hợp với sự kiện nhỏ mà vị trí không quan trọng.

Chọn chế độ trước; hai chế độ đầu loại trừ nhau.

Trang sự kiện

Ở tab trang sự kiện, bạn làm chủ những gì khách nhìn thấy: mô tả, thư viện ảnh và thông tin liên hệ.

Ảnh bìa cũng nằm ở đây, và đổi được kể cả sau khi xuất bản — đây là trường duy nhất trong nhóm đã được duyệt mà làm được vậy. Đây cũng là nơi có liên kết công khai và mã QR của trang. Muốn xem sự kiện trông thế nào từ bên ngoài thì mở liên kết đó — đúng là trang mà khách nhận được.

Tên và vị trí gian hàng thuộc về bạn

Tên gian hàng do ban tổ chức đặt, không phải người bán. Đó là tên nằm trên bản đồ và trong danh sách tham gia, nên phải khớp với bản vẽ mặt bằng và chương trình in ra. Người bán muốn đổi tên thì phải hỏi bạn.

Ngược lại, người bán sở hữu phần mô tả gian hàng, thực đơn và giá. Bạn không sửa những thứ đó.

Gỡ một gian hàng

Gian hàng bị gỡ sẽ biến khỏi trang sự kiện ngay, nhưng không xóa liền. Nó được giữ 30 ngày, để lỡ gỡ nhầm thì thêm lại được mà không mất gì.

Gian hàng đã có đơn hàng thì không bao giờ bị xóa tự động. Lịch sử đơn là sổ sách, và nó ở lại.

Số lượt xem

Phần phân tích của sự kiện hiện lượt xem trang và mức độ tham gia.

Nó không hiện doanh thu của từng người bán. Đây là lựa chọn có chủ ý: gian hàng bán được bao nhiêu là con số của người bán, không phải của ban tổ chức.

Hóa đơn

Trang hóa đơn hiện số tiền bạn — với tư cách ban tổ chức — nợ Finta.no về phí gian hàng, nhóm theo từng sự kiện, kèm khoản còn nợ và khoản đã xuất hóa đơn cho mỗi gian hàng.

Ở đây cũng không hiện doanh thu của người bán, vì cùng lý do như trên.

Sự cố thường gặp

Trang ban tổ chức báo tôi không có quyền. Tài khoản chưa được cấp quyền ban tổ chức, hoặc bạn đang đăng nhập bằng tài khoản khác với tài khoản nhận lời mời.

Tôi không gửi sự kiện đi duyệt được. Thiếu ảnh bìa. Đó là mục duy nhất chặn.

Tôi không sửa được ngày nữa. Sự kiện đã xuất bản. Thông tin chỉ đổi được khi còn là bản nháp hoặc bị từ chối. Ảnh bìa là ngoại lệ: nó nằm ở tab trang sự kiện và đổi được bất cứ lúc nào.

Có một gian hàng lạ hiện ra dưới dạng yêu cầu. Mã QR tự đăng ký đã lọt ra ngoài. Từ chối yêu cầu đó và tạo mã mới — mã cũ sẽ ngừng hoạt động.

Người bán nói tên gian hàng sai. Tên là của bạn để sửa, trong danh sách tham gia.

Tôi lỡ gỡ nhầm một gian hàng. Thêm lại trong vòng 30 ngày.

Bước tiếp theo

Đọc Sự kiện và bán hàng tại gian hàng để thấy phía người bán của cùng sự kiện, và Đánh giá và hỗ trợ nếu bạn cần trợ giúp.

Sơ đồ luồng

flowchart TD
  accTitle: Luồng của ban tổ chức từ bản nháp tới khi sự kiện kết thúc
  accDescr: Luồng cho thấy việc tạo sự kiện, danh sách kiểm trước khi gửi, khâu duyệt của Finta.no, ba cách dựng danh sách gian hàng, và việc vận hành sau khi xuất bản.
  A["Tạo sự kiện<br/>ở dạng bản nháp"] --> B["Tải ảnh bìa, viết mô tả<br/>và điền liên hệ"]
  B --> C{"Đã có ảnh bìa?"}
  C -- "Chưa" --> B
  C -- "Rồi" --> D["Gửi đi duyệt"]
  D --> E{"Finta.no duyệt?"}
  E -- "Không" --> F["Bị từ chối:<br/>sửa rồi gửi lại"]
  F --> D
  E -- "Có" --> G["Đã xuất bản"]
  G --> H{"Gian hàng vào bằng cách nào?"}
  H -- "Người bán chưa có trên Finta.no" --> I["Tự thêm gian hàng"]
  H -- "Đã biết email" --> J["Gửi lời mời"]
  H -- "Mã QR tự đăng ký" --> K["Người bán xin gian hàng"]
  K --> L{"Bạn duyệt?"}
  L -- "Không" --> M["Gian hàng không công khai"]
  L -- "Có" --> N["Gian hàng đã công khai"]
  I --> N
  J --> N
  N --> O["Đặt gian hàng lên bản đồ<br/>hoặc sơ đồ mặt bằng"]
  O --> P["Chia sẻ liên kết công khai<br/>và mã QR"]
  P --> Q["Theo dõi lượt xem<br/>và hóa đơn"]