Đặt chỗ, bàn và danh sách chờ

Mô-đun Đặt chỗ tập hợp các đặt chỗ, lịch và tình trạng còn chỗ. Nhà hàng cũng có thể sử dụng tổng quan bàn và danh sách chờ, trong khi các salon và doanh nghiệp dịch vụ thường sử dụng lịch làm việc và nhân viên.

Điều kiện tiên quyết

Tính năng Đặt chỗ đã được bật cho doanh nghiệp.
Bạn nắm được tình trạng còn chỗ và sức chứa của mình, cũng như những nhân viên, nguồn lực hoặc bàn nào mà khách hàng có thể đặt.

Bạn sẽ học được gì

sự khác biệt giữa giờ mở cửa và giờ có thể đặt
cách tạo, tìm và dời lịch đặt chỗ
cách sử dụng tổng quan bàn và danh sách chờ trong thực tế

Toàn bộ quy trình đặt chỗ

Khác biệt chính nằm ở trạng thái sau khi khách hàng gửi yêu cầu đặt chỗ: một đặt bàn hợp lệ sẽ được Xác nhận ngay lập tức, trong khi một lịch hẹn salon được tạo ở trạng thái Đang chờ và phải được doanh nghiệp xử lý. Một yêu cầu dịch vụ chung là một hành trình khách hàng riêng biệt và không nên được xem như một đặt chỗ.

Quy trình diễn ra như sau:

Doanh nghiệp công bố tình trạng còn chỗ thực tế cho bàn, nhân viên và nguồn lực.
Khách hàng chọn một dịch vụ hoặc bàn, một thời gian và thông tin liên hệ của họ.
Finta.no kiểm tra sức chứa, thời lượng, kỹ năng và các lịch đặt chồng chéo khi có liên quan.
Đặt bàn được xác nhận ngay lập tức; lịch hẹn salon chờ doanh nghiệp xác nhận.
Doanh nghiệp dời, hủy hoặc cập nhật trạng thái trong suốt vòng đời của lịch đặt.
Một lịch đặt được dời sẽ được kiểm tra lại về sức chứa và xung đột trước khi được lưu.

Thiết lập tình trạng còn chỗ trước

Đi tới Operations → Bookings → Schedule.
Chọn những ngày và khung giờ mà khách hàng có thể đặt.
Kết nối nhân viên hoặc nguồn lực với đúng dịch vụ khi có liên quan.
Đặt thời lượng, thời gian nghỉ và sức chứa.
Lưu lại, sau đó thử đặt chỗ từ trang hướng đến khách hàng.

Giờ mở cửa trong Business profile mô tả khi nào doanh nghiệp mở cửa. Schedule quyết định những thời điểm mà khách hàng thực sự có thể đặt.

Tạo đặt chỗ theo cách thủ công

Đi tới Bookings → Overview hoặc Reservations.
Chọn New reservation.
Chọn ngày, giờ, dịch vụ/bàn và nhân viên nếu có liên quan.
Nhập tên khách hàng và thông tin liên hệ bắt buộc.
Kiểm tra sức chứa và lưu lại.

Hệ thống thường sẽ cảnh báo nếu bàn, nguồn lực hoặc nhân viên đã có người sử dụng.

Xử lý trạng thái sau khi gửi

Đối với lịch hẹn salon, hãy mở lịch đặt đang chờ và chọn xác nhận hay hủy. Đối với bàn, một đặt chỗ công khai đã được chấp nhận thì đã được xác nhận.

Sau đó, một lịch đặt có thể được đặt sang các trạng thái bao gồm:

Đã xác nhận khi khách hàng đã có chỗ
Đã xếp chỗ khi khách hoặc khách hàng đến
Đã hoàn thành khi lượt ghé thăm kết thúc
Không đến khi khách hàng không đến
Đã hủy khi lịch đặt sẽ không diễn ra

Quy trình salon công khai ghi lại giá và bất kỳ khoản giảm giá nào, nhưng không tự động khởi tạo giao dịch thanh toán. Đừng xem một lịch đặt salon đã gửi là đã thanh toán nếu không có xác nhận thanh toán riêng.

Sử dụng lịch

Calendar cung cấp tổng quan theo thời gian. Sử dụng nó để tìm thời gian còn trống, mở một đặt chỗ hoặc dời một lịch đặt.

Khi dời một lịch đặt:

kiểm tra rằng thời gian mới có đủ sức chứa
kiểm tra rằng nhân viên hoặc bàn vẫn phù hợp
thông báo cho khách hàng về thay đổi
xác nhận rằng thời gian ban đầu đã được giải phóng

Doanh nghiệp dời lịch đặt trong quy trình hiện tại. Không có tùy chọn tự phục vụ công khai chung nào để khách hàng tự dời hoặc hủy lịch đặt của họ.

Bàn và tổng quan bàn

Đối với các doanh nghiệp có bàn:

Tạo bàn với số hiệu và sức chứa.
Sắp xếp các bàn trong tổng quan bàn nếu tính năng được bật.
Sử dụng đặt chỗ để gán khách vào bàn.
Kiểm tra xung đột trước khi di chuyển hoặc gộp các lịch đặt.

Danh sách chờ

Sử dụng danh sách chờ khi thời gian được yêu cầu đã hết chỗ. Ghi lại thời gian được yêu cầu, số lượng khách và thông tin liên hệ. Khi có chỗ trống, hãy tạo hoặc kết nối một lịch đặt và thông báo cho khách hàng.

Một mục trong danh sách chờ không phải là một đặt chỗ đã xác nhận. Hãy nêu rõ khi nào khách hàng thực sự có chỗ.

Thông báo qua email khi có đặt chỗ mới

Vào Đặt chỗ → Cài đặt.
Bật thông báo cho đặt chỗ mới.
Chọn nguồn nào sẽ gửi thông báo: đặt hàng online, online, điện thoại, thủ công hoặc kiosk.
Thêm tối đa ba người nhận rồi lưu.

Đặt chỗ do bạn tự tạo trong dashboard có nguồn thủ công và sẽ không gửi thông báo trừ khi bạn chọn nguồn đó. Danh sách người nhận tách riêng khỏi đơn hàng, nên đặt chỗ có thể gửi cho lễ tân còn đơn hàng gửi cho bếp.

Các bước tiếp theo

Cung cấp đặt chỗ cho khách hàng với Widget và ra mắt hoặc tìm hiểu cách dời một lịch đặt trong Quy trình làm việc thường gặp.

Sơ đồ luồng

flowchart TD
  accTitle: Luồng đặt chỗ cho bàn và lịch hẹn salon
  accDescr: Luồng cho thấy phần thiết lập và các bước của khách hàng dùng chung, tiếp theo là sự khác biệt giữa đặt bàn được xác nhận ngay lập tức và lịch hẹn salon chờ doanh nghiệp xác nhận.
  A["Doanh nghiệp cấu hình dịch vụ,<br/>nguồn lực, bàn và tình trạng còn chỗ"] --> B["Khách hàng chọn ngày, giờ<br/>và cung cấp thông tin của họ"]
  B --> C{"Đang đặt cái gì?"}
  C -- "Bàn" --> D["Kiểm tra sức chứa<br/>và xung đột thời gian"]
  D --> E{"Còn sức chứa?"}
  E -- "Không" --> F["Chọn thời gian khác<br/>hoặc dùng danh sách chờ"]
  F --> B
  E -- "Có" --> G["Đặt chỗ được xác nhận"]
  C -- "Lịch hẹn salon" --> H["Kiểm tra liệu trình, nhân viên,<br/>thời lượng và xung đột thời gian"]
  H --> I{"Hợp lệ và còn chỗ?"}
  I -- "Không" --> F
  I -- "Có" --> J["Lịch đặt được tạo ở trạng thái đang chờ"]
  J --> K{"Doanh nghiệp xử lý yêu cầu"}
  K -- "Từ chối" --> L["Lịch đặt bị hủy"]
  K -- "Xác nhận" --> G
  G --> M{"Vào ngày đặt chỗ"}
  M -- "Dời lịch" --> N["Kiểm tra thời gian và nguồn lực mới"]
  N --> G
  M -- "Hủy" --> L
  M -- "Đã đến" --> O["Đặt là đã xếp chỗ<br/>rồi đến đã hoàn thành"]
  M -- "Không đến" --> P["Đặt là không đến"]