Booking, bord og venteliste

Booking samler reservasjoner, kalender og tilgjengelighet. Serveringssteder kan i tillegg bruke bordoversikt og venteliste; salonger og tjenestebedrifter bruker vanligvis timeplan og ansatte.

Forutsetninger

• Booking er aktivert for bedriften.
• Du kjenner tilgjengelighet, kapasitet og hvilke ansatte, ressurser eller bord som kan bookes.

Dette lærer du

• forskjellen mellom åpningstider og bookingtider
• å opprette, finne og flytte reservasjoner
• hvordan bordoversikt og venteliste brukes i praksis

Hele bookingflyten

Hovedforskjellen er statusen etter kundens innsending: en gyldig bordreservasjon blir Bekreftet direkte, mens en salongtime opprettes som Ventende og må behandles av bedriften. En generell tjenesteforespørsel er en egen kundereise og skal ikke behandles som en booking.

Som tekst kan prosessen følges slik:

1. Bedriften publiserer reell tilgjengelighet for bord, ansatte og ressurser.
2. Kunden velger tjeneste eller bord, tidspunkt og kontaktinformasjon.
3. Finta.no kontrollerer kapasitet, varighet, kompetanse og overlapp der det er relevant.
4. Bordreservasjoner bekreftes direkte; salongtimer venter på bedriftens bekreftelse.
5. Bedriften flytter, kansellerer eller oppdaterer status gjennom bookingens livsløp.
6. En flytting kontrolleres på nytt mot kapasitet og konflikter før den lagres.

Sett opp tilgjengelighet først

1. Gå til Drift → Booking → Timeplan.
2. Velg dager og tidsrom som kan bookes.
3. Koble ansatte eller ressurser til riktige tjenester når det er relevant.
4. Angi varighet, pauser og kapasitet.
5. Lagre og test en booking fra kundesiden.

Åpningstidene i Bedriftsprofil beskriver når bedriften er åpen. Timeplan bestemmer hvilke tider kunden faktisk kan booke.

Opprett en reservasjon manuelt

1. Gå til Booking → Oversikt eller Reservasjoner.
2. Velg Ny reservasjon.
3. Velg dato, tid, tjeneste/bord og eventuelt ansatt.
4. Legg inn kundenavn og nødvendig kontaktinformasjon.
5. Kontroller kapasitet og lagre.

Systemet varsler normalt hvis bordet, ressursen eller den ansatte allerede er opptatt.

Behandle status etter innsending

For salongtimer åpner du den ventende bookingen og velger om den skal bekreftes eller kanselleres. For bord er en godkjent offentlig reservasjon allerede bekreftet.

Videre kan en booking settes til blant annet:

• Bekreftet når kunden har fått plass
• Plassert når gjesten eller kunden møter opp
• Fullført når besøket er ferdig
• Ikke møtt når kunden uteblir
• Kansellert når bookingen ikke skal gjennomføres

Den offentlige salongflyten lagrer pris og eventuell rabatt, men starter ikke automatisk en betalingstransaksjon. Ikke behandle en innsendt salongbooking som betalt uten en separat betalingsbekreftelse.

Bruk kalenderen

Kalender gir en tidsbasert oversikt. Bruk den til å finne ledige tider, åpne en reservasjon eller flytte en booking.

Når du flytter en booking:

• kontroller at ny tid har riktig kapasitet
• kontroller at ansatt eller bord fortsatt passer
• informer kunden om endringen
• bekreft at gammel tid ble frigitt

Flyttingen utføres av bedriften i den nåværende flyten. Det finnes ikke en generell offentlig selvbetjening der kunden selv flytter eller kansellerer bookingen.

Bord og bordoversikt

For bedrifter med bord:

1. Opprett bord med nummer og kapasitet.
2. Plasser bordene i bordoversikten hvis funksjonen er aktiv.
3. Bruk reservasjoner til å knytte gjester til bord.
4. Kontroller konflikter før du flytter eller kombinerer bookinger.

Venteliste

Bruk ventelisten når ønsket tidspunkt er fullt. Registrer ønsket tid, antall gjester og kontaktinformasjon. Når det blir ledig, opprett eller koble en booking og informer kunden.

Venteliste er ikke en bekreftet reservasjon. Kommuniser tydelig når kunden faktisk har fått plass.

E-postvarsler ved nye reservasjoner

1. Gå til Booking → Innstillinger.
2. Slå på varsling for nye reservasjoner.
3. Velg hvilke kilder som skal varsle: nettbestilling, online, telefon, manuell eller kiosk.
4. Legg inn inntil tre mottakere og lagre.

Reservasjoner du selv oppretter i dashbordet har kilden manuell og varsler ikke før du velger den kilden. Mottakerne er egne for booking, så reservasjoner kan gå til resepsjonen mens bestillinger går til kjøkkenet.

Neste steg

Gjør booking tilgjengelig for kunder via Widgeter og gå live eller se hvordan du flytter en booking i Vanlige arbeidsflyter.

Flytdiagram

flowchart TD
  accTitle: Bookingflyt for bord og salongtimer
  accDescr: Flyten viser felles oppsett og kundesteg, deretter forskjellen mellom bordreservasjoner som bekreftes direkte og salongtimer som venter på bekreftelse fra bedriften.
  A["Bedriften setter opp tjenester,<br/>ressurser, bord og tilgjengelighet"] --> B["Kunden velger dato, tid<br/>og kundeopplysninger"]
  B --> C{"Hva bookes?"}
  C -- "Bord" --> D["Kontroller kapasitet<br/>og tidskonflikter"]
  D --> E{"Ledig kapasitet?"}
  E -- "Nei" --> F["Velg annen tid<br/>eller bruk ventelisten"]
  F --> B
  E -- "Ja" --> G["Reservasjonen blir bekreftet"]
  C -- "Salongtime" --> H["Kontroller behandling, ansatt,<br/>varighet og tidskonflikt"]
  H --> I{"Gyldig og ledig?"}
  I -- "Nei" --> F
  I -- "Ja" --> J["Booking opprettes som ventende"]
  J --> K{"Bedriften behandler forespørselen"}
  K -- "Avslå" --> L["Booking kanselleres"]
  K -- "Bekreft" --> G
  G --> M{"På bookingdagen"}
  M -- "Flytt" --> N["Kontroller ny tid og ressurs"]
  N --> G
  M -- "Kanseller" --> L
  M -- "Møtt" --> O["Sett som plassert<br/>og deretter fullført"]
  M -- "Ikke møtt" --> P["Sett som ikke møtt"]